Sind meine IT Kosten zu hoch oder investiere ich zu wenig?

Viele Unternehmen fragen sich, wie hoch ihre IT-Kosten sein sollten. Dabei ist es natürlich schwer eine feste Größe zu nennen oder die individuellen Kosten für IT-Dienstleistungen in einem Unternehmen vorauszusagen. Wir versuchen Ihnen hier dennoch eine grobe Richtschnur zu geben und zu erklären, warum Sie bei Ihren IT-Ausgaben nicht am falschen Ende sparen sollten.

Soviel vorab: Erfolgreiche Unternehmen investieren in ihre IT – und das hat seinen Grund!

Die Sache mit den IT-Einzelkämpfern:

Kürzlich hatten wir ein Gespräch mit einem neuen Kunden, der nach einer Alternative oder Ergänzung für seine IT-Betreuung suchte. Mit seinem bisherigen Dienstleister war er grundsätzlich zufrieden, jedoch hatte das Unternehmen nicht das Gefühl ganzheitlich betreut und proaktiv beraten zu werden. Das Unternehmen ist in der Bau- bzw. Handwerksbranche tätig und beschäftigt ca. 35 Mitarbeiter, wovon 14 Personen einen IT-Arbeitsplätze hatten. 

Das was er beschrieb, klang nach dem typischen Einzelkämpfer, der gerade in kleineren Unternehmen für die gesamte IT verantwortlich ist: der IT-Frickler.

Der IT-Frickler ist per se kein schlechter Dienstleister. Er ist durchaus kompetent und hat tiefes Fachwissen, weshalb er meist über die Empfehlung der Geschäftsführung, einem Freund der Frau vom Kollegen oder eines Geschäftspartners in diese Position kam. Allerdings: Der IT-Frickler hat kein Team im Hintergrund, keine standardisierten Prozesse – oftmals möchte er sich nach Feierabend in seinem Hauptjob einfach noch ein bisschen was dazu verdienen.

Unser Kunde war lange Zeit zufrieden mit der Situation – grundsätzlich hat er die Dinge am Laufen gehalten, konnte bislang auch für jedes Problem eine Lösung finden und das zu einem unschlagbaren Preis. Die Kosten für IT-Dienstleistungen sollten schließlich so gering wie möglich sein.

Das große Problem: Der IT-Frickler arbeitet eigentlich nur nachts oder an vereinbarten Terminen, weil er im Grunde viel zu viel zu tun hat. Das heißt, für akute Probleme ist er sehr schwer oder schier unmöglich spontan zu erreichen. Außerdem hat unser Kunde immer das Gefühl, dass der IT-Frickler zwar alles umsetzt, was man ihm aufträgt, aber wenig proaktiv eingebracht wird. Gerade in Zusammenhang mit IT-Sicherheit ist er zusehends verunsichert und würde sich doch mehr Beratung hinsichtlich neuer Technologien und Möglichkeiten wünschen. 

Wir erlaubten uns eine Zwischenfrage: Wieviel kosten die IT-Leistungen vom IT-Frickler denn monatlich? 

„Knapp 500,- Euro“, meinte der Kunde. „Aha“… 

Kosten für IT-Betreuung: Wenn du investierst, investiere richtig!

Wir waren geschockt, ließen es uns aber nicht anmerken. 500,- Euro im Monat bedeuten, wenn man von einem sehr geringen und nur durch den Nebenerwerb machbaren Stundensatz von 50 EUR die Stunde ausgeht, gerade einmal 10 Stunden oder bei einem hauptberuflichen Stundensatz von 100 EUR gar nur 5 Stunden pro Monat, die der IT-Frickler monatlich für die Betreuung der IT-Infrastruktur unseres Kunden aufwendet. Das ist zum einem viel zu weit weg von dem Aufwand, der erforderlich wäre, um alle Systeme up-to-date und vor allem vor Angriffen sicher zu halten. Zum anderen können wir uns ungefähr vorstellen, wie chaotisch die Systeme aufgebaut sein müssten. Denn bei diesem Stundenkontingent ist es nur verständlich, dass der IT-Frickler permanent quick und damit auch dirty arbeiten muss. Sprich, je länger dieser so vor sich „hinfrickelt“, umso schlimmer und aufwändiger wird es für jeden IT-Dienstleister danach, die bestehenden IT-Umgebung wieder in geordnete Bahnen zu bringen. Und was ist eigentlich, wenn der IT-Frickler einen Unfall hat? Oder nach Miami auswandern will? Wer übernimmt dann seine Aufgaben und findet sich im Frickleruniversum zurecht?

Kurzum: diese 500,- Euro hören sich zuerst sehr verlockend an und sind lange Zeit, in der alles zu Laufen scheint, sicher auch zufriedenstellend angelegt. Doch je länger der IT-Frickler so vor sich hinbastelt, desto länger verbrennt dieses Geld, weil es irgendwann zu dem Moment kommen wird, an dem ein anderer übernehmen muss, eine Security-Panne, sprich ein Ransomware-Angriff stattfindet oder die IT-Struktur so veraltet und zusammengebastelt ist, dass sie mit jeder zusätzlich benötigten Kapazität oder Funktionalität zusammenbricht. Kommen also die vermeintlich eingesparten IT-Kosten, nicht am Ende doch wieder zurück?  

Erfolgreiche Unternehmen investieren in ihre IT!

Wie hoch sollten also die Kosten für IT in einem Unternehmen sein, wenn sie performant, skalierbar, innovativ und ausreichend geschützt sein soll? 

Bevor wir diese Frage beantworten, möchten wir einen kurzen Blick auf die großen Player am Markt richten – uns also einmal ansehen, welchen Stellenwert erfolgreiche Unternehmen ihrer IT zumessen. 

Im neuesten State of Tech Spend Report 2022 von Flexera wurden 501leitende Führungskräfte und hochrangige Manager aus der IT-Branche zu ihren Einschätzungen bezüglich der kommenden IT-Kosten befragt. Die Umfrage umfasste nur Unternehmen mit mindestens 2.000 Mitarbeitern, wobei 52 % in Unternehmen mit 10.000 oder mehr Mitarbeitern beschäftigt sind.

Die Umfrage ergab, dass im Schnitt 7,5% des Umsatzes in Ausgaben für ihre IT fließen, wobei Technologie-nahe Branchen im Bereich Hosting/Cloud und Software sogar zwischen 10% und 15% dafür ausgeben.  

Wer auf seinem Gebiet erfolgreich bleiben und sich von der Konkurrenz abheben will, muss Innovationen treiben und technisch immer auf dem neuesten Stand sein. Erfolgreiche Unternehmen wissen das und sie wissen, dass ihre IT-Abteilung dafür den Schlüssel darstellt. Daher ist neben dem Erhalt und der Sicherung des laufenden Geschäftsbetriebs auch immer die Innovation die weitere große Kostenstelle in der IT. 36% der IT-Kosten fließen in den Bereich Innovation: sei es, um neue, effizientere Tools einzuführen, die IT-Infrastruktur zu verbessern, die Produktion smart zu machen oder um selbst innovative IT-gestützte Produkte zu entwickeln.

IT-Kostenplanung: Mit diesen Kosten für IT-Betreuung solltest du rechnen:

Nun aber Butter bei die Fische: gibt es eine Empfehlung, wie hoch die Kosten für IT im Unternehmen sein sollten? Natürlich nicht. Sorry, an dieser Stelle. Es ist wie immer: es kommt darauf an. Und zwar auf so viele unterschiedliche Faktoren, wie Branche, Unternehmensgröße, Art und Umfang der genutzten Software-Tools, Stand der bisherigen IT-Infrastruktur, Verteilung interne Mitarbeiter und Outsourcing-Kosten, etc., sodass wir hier unmöglich eine generelle Aussage treffen könnten.

Allerdings: ein ungefährer Anhaltspunkt kann, wie oben schon genannt, der jährliche Umsatz sein. Mit 7,5 % kommen Sie unseres Erachtens sehr weit – umso mehr, wenn diese Kosten in ein professionelles und standarisiertes IT-Outsourcing eines geeigneten IT-Systemhauses fließen.

Sehen wir uns all unsere Kunden und deren monatliche Kosten für Managed Services bei uns an, können wir einen weiteren Anhaltspunkt geben: die IT-Kosten für die Betreuung pro Mitarbeiter belaufen sich bei unseren Kunden im Schnitt auf 80-100 EUR pro Monat.

IT-Kosten richtig planen – keine Planikkosten riskieren

Und noch etwas scheint, zumindest aus unserer Perspektive, völlig offenkundig zu sein: Du solltest deine IT niemals nur einer Person anvertrauen. Denk an den Unfall oder die Auswanderung… die IT ist das Herzstück deines Unternehmens und muss unter allen Umständen zu jeder Zeit abgesichert und verfügbar sein. Was passiert, wenn Ihr IT-Mitarbeiter plötzlich ausfällt? Du musst schnellstmöglich Lösungen finden, triffst vermutlich kopflose Entscheidungen und bezahlst aus Panik einen hohen Preis an Dienstleister, die sich das Brandlöschen (auch zu Recht) teuer bezahlen lassen.

Rechne also immer mit mindestens zwei festangestellten Mitarbeitern. Wenn du 6.000 EUR (inkl. Lohnnebenkosten, etc.) für einen durchschnittlich bezahlten IT-Mitarbeiter in Vollzeit ausgeben, sollten Sie insgesamt von einem Budget von 12.000,- ausgehen.

IT-Betreuung durch STU-IT – mehr Vorteile als man denkt

…oder du denkst darüber nach, dieses Geld lieber in einen externen IT-Betreuer zu investieren, der nicht nur mehrere Experten für dich zur Verfügung hat, sondern auch nach markttypischen Standards arbeitet, effektive Prozesse installiert, kostensparende Lizenzmodele anbieten kann und für dich täglich die neuesten Trends aufspürt. Und wenn man das mal gegenrechnet, können wir dir eins ziemlich sicher versprechen: so teuer ist das nicht.